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コワーキングスペースの選択時に会議室が重要となる理由と8つのチェックポイント

コワーキングスペースの選択時に会議室が重要となる理由と8つのチェックポイント

[記事公開日]2018/07/15 / [最終更新日]2018/07/16

東京でも非常に多くなってきたコワーキングスペース。コワーキングスペースを選択するときは様々な観点から検討する必要があります。

東京でコワーキングスペースを比較・選択する際に気をつけたい17個のポイント

その中に記載されている会議室についてもう少し掘り下げて見てみたいと思います。

会議室がコワーキングスペース選びに重要な理由

コワーキングスペースを運営していて、傾向としてあるのがコワーキングスペースを作業スペースとして利用するというというより、人と会ったり打ち合わせスペースとして利用するという傾向が強いということです。これは特にスモールビジネスの方に特に多いです。スタートアップ企業の場合は複数名のまとまった人数でシステムの開発作業を行ったりするので、コワーキングスペースで作業しながらちょっとした時に打ち合わせをするというケースが多いと思います。

その一方でスモールビジネスの方の場合は起業時には1名~2名の少数で活動されていますので、客先への訪問など外出してしまえばコワーキングスペースを使用しないということが多々あります。また一人で活動していればちょっとした作業は自宅で済ましてしまうケースもあります。つまり契約してみたはいいものの作業スペースとして利用しないというケースが意外に多かったりします。(もちろん仕事とプライベートをしっかりと分けるというポリシーで毎日決まった時間にコワーキングスペースに来て仕事をするという方も大勢いらっしゃいます。)

そういった方たちでも、コワーキングスペースを使わなければいけないケースというのが、打ち合わせや会議です。打ち合わせや会議を自宅で行うことは難しいのでどうしてもコワーキングスペースで行う必要が出てきます。

外部の貸し会議室やホテルのラウンジなどで打ち合わせをするということも考えられますが、やはり自分の拠点にしているコワーキングスペースを利用するとのメリットは以下のようなことが考えられます。

①貸し会議室やホテルをいちいち探す必要がない。

外部で場所を探す場合は様々な場所にあたらなくてはいけないため、探すだけでかなりの手間になります。ホテルのラウンジの場合は、当日実際に行ってみるまで混雑状況がわからないということなります。これがコワーキングスペースの会議室ですと、事前に予約して場所を確保しておけ、それが簡単にできるというメリットがあります。

②名刺やWEBに記載の住所であれば相手にも伝えやすい。

外部に会議室を取った場合は、相手に改めてその場所を伝えなくてはいけません。その手間は確実にかかりますし、自分の慣れていない場所ですと相手に伝え間違いをしたり、当日道に迷っていたりした方をうまく誘導してあげられません。自分が普段使っているコワーキングスペースですと、場所の情報は名刺やWEBに記載していると思いますので、「名刺の場所です。」と伝えるだけで済みますし、相手が道に迷った場合でも周辺の地理を知っているのでうまく誘導することが可能です。

③慣れた環境なので打ち合わせに集中できる。

初めての場所で打ち合わせする場合は、色々なことに気をかけなくてはいけません。「空調の設定はどうしたらよいのか?」「トイレはどこにあるのか?」「PCをモニターにつなぐにはどうしたらよいか?」など様々なことを考えないといけないわけです。そうなれば本来の目的である打ち合わせに中々集中できないということが起こる可能性があります。その一方で自分のコワーキングスペースでしたら勝手のわかるスペースですので、打ち合わせに集中できます。

チェックするべき会議室の8つのポイント

では自分が使っているコワーキングスペースであればどんな会議室でもよいのかというと、そうではありません。自分が利用するにあたって使い勝手のよい会議室を揃えてあるコワーキングスペースでないといけません。ここでは会議室のどんなところをチェックしないといけないのかを解説します。

■チェックするべき会議室の8つのポイント

1.会議室の数が潤沢にあるか
2.完全個室か?半個室か?
3.会議室の中が見えるか?見えないか?
4.スタッフがいるか?
5.備品はそろっているか?料金が別途かかるか?
6.飲食は可能か?アルコールは?
7.空調が個別か?そうでないか?
8.ちゃんとビジネスをする会議室になっているのか?

1.会議室の数が潤沢にあるか?

まずは何より会議室が使いたい時に使える状態にあるということが重要になってきます。もちろん毎回絶対に使えるということは場所を共有している以上ありえないことですが、使おうとしてもいつも予約で埋まっていて使えないとなれば、どうしても外部の会議室を使わざるを得ないとなります。よって会議室の数が多く設置してあるということが重要です。中には会議室が1室~2室といったスペースもありますが、私たちとしてはそれは少ないと思います。

ある程度会議室の数があるコワーキングスペースの方がよいですし、見学をされる際には実際にどれくらい会議室が予約されているかなどもチェックされた方が良いでしょう。

2.完全個室か?半個室か?

会議室の構造が完全個室になっているか?それとも半個室になっているか?という点も気をつけたいところです。できれば完全個室になっている方が望ましいです。壁の上部が空いている半個室のコワーキングスペースもありますが、会話の内容が漏れてしまって落ち着いて話ができないという大きなデメリットがあります。

上部が空いている半個室の会議室上部の壁が空いている。

ただし完全個室の場合は消防設備をつける必要があったり、冷房などの空調を設置する必要があったりします。(空調はフロアごとでしたらすべての部屋に設置されているということになりますが、部屋ごとの温度調整が難しく、暑すぎたり寒すぎたりといったことが起こりえます。)これらの設備にかかるコストは会議室の利用料に転嫁されることになりますので完全個室の会議室の場合は必然的に利用料は高くなる傾向にあります。

3.会議室の中が見えるか?見えないか?

会議室の中が外から見えるか、見えないかもチェックしたいポイントです。当社の会議室はガラス張りの会議室になっており、中が見えるようになっています。会議室の中が見えるということはよい面もありますし、悪い面もあります。

悪い面は、外から見えてしまうことで落ち着かないという点です。情報が漏れてしまうのではないかということを気にしながら会議をするのはちょっと嫌ですね。(当社の場合はロールスクリーンが下せるようになっており、一定のプライバシーが確保できるようになっています。)

よい面は、特に女性起業家の方などにとっては気になる男性と1対1になるシチュエーションでも安心して話ができるという点です。外から何が行っているかわからない完全個室で女性が男性と1対1で話をするというのはちょっと気を使います。ましてや初対面の場合はちょっと緊張するでしょう。中が見える場合はそういった恐れがないために女性にとって安心した会議室になるといえるでしょう。

4.スタッフがいるか?

スタッフがいる場合は2つのメリットがあります。

 

ひとつは会議室の備品などの使い方がわからない、何か不測のトラブルが起こった場合などにスタッフが対処してくれるというメリットです。「プロジェクターが映らない」「室温の調整をどうやってよいかわからない」といった場合にスタッフが対応してくれるというメリットがあります。

もう一つのメリットは、会議室が中から見えるというのと同じでセキュリティ面でのメリットです。スタッフがいれば女性起業家の方も安心して男性との打ち合わせができます。

5.備品はそろっているか?料金が別途かかるか?

会議室内で使用する備品は有料なのか無料なのかをしっかりと確認しましょう。会議室の料金だけで備品も使えればよいですが、プロジェクターの貸出料金を別途請求される場合もあったります。そうなればトータルの料金としては結構な料金になってしまいますので、実際にいくらかかるのかをしっかりと見積もりを出してもらうことも必要でしょう。

6.飲食は可能か?アルコールは?

会議室の利用方法として懇親会やランチ会などのちょっとしたイベントを行いたいというケースあります。そういった場合にに会議室に食べ物は持ち込んでよいのか?アルコールは持ち込んでよいのか?ケータリングは入れてよいのか?指定のケータリング業者があるのか?などの点は確認しておいた方がよいかと思います。

会議室で懇親会ができるか?

自分のクライアントと楽しく交流する機会を自社オフィスで行えたらクライアントとのコミュニケーションが円滑になると思います。

7.空調が個別か?そうでないか?

完全個室か半個室のところでも書きましたが、空調が個別の会議室毎に設置してあれば、その会議室に最適な温度設定ができますが、フロア全体での調整となると小さい部屋・大きい部屋、たくさん人がいるかいないかで温度の調整が難しくなります。各部屋ごとに空調が設置されていればベストですが、コスト面でなかなか難しいので、その場合は温度設定を柔軟に対応してくれることが重要です。

8.ちゃんとビジネスをする会議室になっているのか?

最近は様々なタイプのコワーキングスペースが誕生しています。フォーマルだったり、ちょっと砕けた感じのものもあります。特にマンションの一室のような場所で運営しているコワーキングスペースもあります。自分が作業するスペースとして考えた時は自分が快適と思える場所を選ぶことが一番重要です。その一方で商談などで相手を招く時は、その相手の方がどう思うかがとても重要です。例えばエントランスに入って靴を脱いでキッチンやトイレのある廊下を通らなければいけない会議室を相手はどう思うかということです。

 

いかがでしたでしょうか?コワーキングスペースだから作業するスペースが重要になることは間違いないのですが、それと同時に会議室もとても重要になってきます。コワーキングスペースを選ぶ際の参考にしてください。

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